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Haciendo bien la digitalización con Intercorp Retail

El director de contabilidad corporativa de Intercorp Retail comparte su experiencia de cómo el minorista multiformato trabajó con las autoridades fiscales para establecer el mejor modelo de prácticas para la facturación electrónica en Perú.

This is the transcript of an interview that was conducted in Spanish. To see the English-language version of the article resulting from the interview, click here.

International Tax Review: Ustedes son uno de los comerciantes más grandes de Perú, y Alfredo me comentó que ustedes también fueron la primera compañía en cumplir con la facturación electrónica en 2012. ¿Por qué decidió hacer el primer paso?

Jorge Arévalo: Si, somos uno de los más grandes retailers en el Perú y efectivamente fuimos la primera empresa en emitir un comprobante electrónico, lo vimos como una oportunidad que nos permitiría hacer mejoras a la norma mediante la incorporación de las necesidades del negocio en ella. Así como aportar nuestra experiencia en el mundo retail no muy bien entendido por la administración tributaria.

ITR: ¿Cuánto apoyo recibió de SUNAT?

JA: Mas que una ayuda debemos ver como un intercambio de experiencia y de necesidades donde ambos salimos ganando, algunos requerimientos de la SUNAT fueron flexibilizados, ejemplo:

-          Inicialmente aceptaron incorporar la impresión térmica siempre que el papel no se borre por un periodo de 5 años, luego de demostrarle que su solicitud era demasiado costosa, fueron bajando sus expectativas hasta llegar a que no se borre durante un año.

-          Se definió una casilla específica dentro del “XML” para incorporar el número de la “orden de compra” del bien o servicio.

ITR: ¿Cuánto tiempo llevó la implementación de la facturación electrónica, de principio a fin? ¿Cuáles fueron los mayores obstáculos?

JA: La implementación llevo aproximadamente 7 meses, pero debemos considerar que para ambas instituciones era un aprendizaje continuo y que los sistemas de la SUNAT también estaban en construcción.

También debemos considerar que en el momento de la implementación no había norma legal vigente que soporte la facturación electrónica, la Ley salió recién en abril 2012 y nosotros terminamos el proyecto durante el segundo trimestre del 2011.

Por lo expuesto vivimos un periodo largo de incertidumbre por la carencia de norma legal que nos soporte todo el sistema implementado.

ITR: ¿Cuáles fueron las herramientas más útiles?

JA: Creo que hablaría de la solución elegida de “Sovos” fue de gran ayuda ya que contaban con la experiencia en la emisión de comprobante electrónico en otros países.

Sin embargo, debemos destacar que la actitud abierta y positiva de los 3 participantes, SUNAT , Sovos y nuestra organización permitió superar muchos punto críticos.

ITR: ¿Qué consejo le daría a una compañía que esté considerando implementar la facturación electrónica en otro país (con un gobierno que le apoya)?

-          Primero verlo como una oportunidad de incorporar mejoras en la norma

-          Tener mente abierta de manera que nos permita entender las necesidades de la autoridad fiscal y lo mismo de ellos para entender las necesidades de las empresas.

-          No perder de vista que el otro lado de la emisión de facturas electrónicas es la recepción por parte de nuestras organizaciones de facturas electrónicas, lo que es todo un reto.

ITR: ¿Qué ventajas ha traído la facturación electrónica a su organización?

JA:

-          Se disminuyó el tiempo de espera de nuestros clientes en el punto de venta al dejar de utilizar las impresoras matriciales y usar las impresoras térmicas.

-          Se disminuyó el costo del uso de papel antes se requería emitir por cada comprobante 1original y 2 copias ahora, sólo uno (el original)

-          Para las facturas emitidas desde nuestras oficinas administrativas se elimina el costo de envió por mensajería de estas facturas.

-          Se eliminó el costo de almacenaje, por cinco años de los comprobantes de pago emitidos.

ITR: ¿Qué haría diferente si pudiera repetir el proceso?

JA:

-          Solicitar a la autoridad fiscal que permita la descarga masiva de los comprobantes de pago emitidos por nuestros proveedores a nosotros (actualmente la consulta es por facture)

-          Solicitaría que sea obligatorio no solo el domicilio legal o fiscal físico, sino que también sea obligatorio y exclusivo un e-mail oficial para la entrega de las facturas electrónica al momento de la creación del contribuyente.

ITR: En las primeras etapas, ¿cómo interactuó con los proveedores que no usaban la facturación electrónica?

JA: A los inicios separamos a los proveedores en 3 grupos:

-          Electrónicos “certificados” por nosotros para recepcionar sus comprobantes de manera electrónica.

-          Los proveedores Electrónicos “en proceso de certificación” ellos continuaban con el proceso tradicional de llevar su factura física (PDF)  a nuestras oficinas de registros de facturas y nosotros descargábamos el archivo “XML” de la autoridad fiscal.

Se desarrolló un “certificador” automático del “XML” emitido por el proveedor para asegurar su construcción adecuada y que la información que nos proporcionaran sea la correcta y se incluya en los campos correspondientes

-          Los proveedores no electrónicos, ellos continuaron con los procesos establecidos para los comprobantes de pago físicos.

ITR: ¿Su sistema de facturación electrónica facilita el comercio transfronterizo con otros países que tienen sistemas similares? (Argentina, Chile, Colombia, España, etc.)

JA: No aún no hemos llegado a este nivel se requeriría un estandarizar un formato a nivel internacional que podría ser mediante la OCDE u otro organismo.

ITR: ¿Espera que los informes en tiempo real y casi en tiempo real se extiendan por todo el mundo? ¿Cuánto tiempo cree que tomará?

JA: Si, llegará el momento en que todo se registre  en tiempo real, depende de:

a) las acciones que tomen las administraciones tributarias de los distintos países.

b) difundir un servicio de bajo costo para la emisión de comprobantes de pago para las pequeñas empresas.

c) De la participación de un organismo internacional que estandarice el XML.

d) la creación de soluciones económicas para las pequeñas empresas.

Las condiciones están dadas,  la autoridad  fiscal tiene un mecanismo para formalizar a las empresas y disminuir la evasión fiscal, la tecnología esta disponible y no debería pasar de 10 años para ver un número importante de países que cuenten con esta solución de manera obligatoría.

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